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In 5 Schritten zum erfolgreichen Projektstart

Braindinx Workflow Onboarding

Wie ist der Workflow bei einem Projektstart mit dem Team der braindinx GmbH?

Natürlich haben viele unserer Kunden sehr ähnliche Fragen, wenn wir zum ersten Mal zusammen arbeiten. Darum möchten wir dir heute in 5 Schritten den Weg zum Projektstart erklären und kurz auf die einzelnen Phasen und deren Sinn eingehen.

Klare Strukturen sind für uns nicht nur sehr wichtig, sondern auch der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt. Der Projektstart ist dabei besonders wichtig, denn hier werden alle Rahmenbedingungen besprochen, definiert und auch freigegeben.

1. Kontaktaufnahme

Die erste Phase ist der Kontakt. Üblicherweise erreichst du uns über die E-Mail-Adresse office@braindinx.de oder telefonisch unter 02404 8790087. Hier können wir kurz abstimmen, ob Projektanforderungen, Zielsetzung, Timeline und Budget für uns beide passen und eine Zusammenarbeit zielführend ist.

Wir respektieren deine Zeit, denn sie ist wertvoll und wir gehen auch respektvoll mit unserer eigenen Zeit um. Wenn die Rahmenbedingungen nicht passen, ist das frühe “Nein” die zweitbeste Option für uns beide.

Personenbezogene Daten, die wir für alle weiteren Schritte benötigen, behandeln wir selbstverständlich streng vertraulich. Mehr dazu findest du in unserer Datenschutzerklärung.

Die Rahmenbedingungen passen? Prima, Zeit für einen persönlichen Termin bei uns.

2. Erstgespräch

Die Rahmenbedingungen für eine Zusammenarbeit stimmen? Dann ist es Zeit sich etwas intensiver mit deiner Herausforderung oder deinem Projekt zu beschäftigen.

Wir vereinbaren üblicherweise einen Termin zum persönlichen Kennenlernen im Rahmen eines Erstgesprächs bei uns in der Agentur. Dieses Meeting ist unverbindlich und es entstehen keine Kosten für dich. Der zeitliche Rahmen beträgt ca. 60 Minuten.

Mit unserem Leitfaden erarbeiten wir gemeinsam die wesentlichen Rahmenbedingungen zum Projekt.

Das sind unter anderem Angaben zum Unternehmen und der Herausforderung. Wir sprechen aber auch über deine Produkte und Dienstleistungen, Branchentrends und Verkaufskanäle.

Natürlich sind auch Zeitrahmen und Budgets wichtige Kennzahlen für die Zusammenarbeit. Solltest du dir nicht sicher sein, ob du alle relevanten Daten und Zahlen für das Gespräch vorbereitet hast, dann kontaktier uns vorab gerne. 

Der erste Eindruck hat sich im Erstgespräch bestätigt? Dann endet unser Meeting mit konkreten nächsten Schritten. Natürlich kann das auch nicht der Fall sein – es ist unverbindlich für dich. 

3. Angebot

Die Rahmenbedingungen sind klar und wir haben in unserem Erstgespräch festgehalten, was nächste Schritte und Inhalte für ein maßgeschneidertes Angebot sein sollen. Zeit die Zahlen konkret zu machen. Unsere Angebote sind klar strukturiert und geben dir übersichtlich Auskunft zu Kosten und Leistungen. Wir arbeiten hier komplett digital und senden dir alles unkompliziert als PDF per E-Mail.

Es ist uns sehr wichtig, dass die Prozesse klar, transparent und nachvollziehbar sind. Trotzdem soll es unkompliziert für dich sein. Die Prozesse sind deshalb standardisiert, Angebotslauf und Auftragsbestätigung größtenteils automatisiert. Für Rückfragen sind wir aber immer persönlich für dich da.

Damit das Projekt erfolgreich starten kann, benötigen wir eine verbindliche Bestätigung unseres Angebots. Hierzu erhältst du natürlich eine entsprechende Auftragsbestätigung.

4. Creative Brief

Genauso wichtig wie das Angebot – hier sprechen wir im Kern über Zahlen – ist unser Creative Brief. Hier findest du alles Wichtige in übersichtlicher Form und auf einen Blick.


Das Creative Brief fasst noch einmal alle Rahmenbedingungen und Erkenntnisse zum Projekt zusammen.

Es ist die Basis für einen erfolgreichen Projektablauf und die Grundlage für das Teambriefing. Das Brief enthält das konkrete Ziel des Projektes, eine Information zur Zielgruppe sowie Rahmenbedingungen, Meilensteine und den Lieferumfang. Keine Angst, es ist maximal eine DIN A4 Seite und stellt sicher, dass wir zielgerichtet arbeiten können.

Auch hier benötigen wir eine verbindliche Freigabe um zum letzten Schritt übergehen zu können.

5. Onboarding

Wir haben einen erfolgreichen Erstkontakt und ein erstes Meeting absolviert und sind uns über das Ziel, den Leistungsumfang und die Kosten einig. Das Angebot und das Creative Brief sind freigegeben. Das ist der Startschuss. Jetzt starten wir das Projekt.

Das Onboarding stellt sicher, dass wir alles zusammengetragen haben um erfolgreich arbeiten zu können.

Wir erstellen eine eigene Ordnerstruktur zu deinem Projekt und sichern alle Daten auf unserem Server. Timelines werden in der Projektverwaltung gesetzt und das Team wird gebrieft.

Natürlich benötigen wir nun auch alle Daten von dir, die relevant für das Projekt sind. Das können Bilder, Texte, bestehende Vorlagen oder dein Corporate Design Leitfanden sein. Genaue Informationen dazu gab es natürlich schon im Creative Brief.

Fertig, jetzt geht es richtig los!